کارفرمایان ، میخواهند کارکنانی را استخدام کنندکه توانایی اولویتبندی و مدیریت زمان را داشته باشند . این چیزی است که ازکارکنان امروزی خواسته میشود . بنابراین شما مجبور هستید تا کار بیشتری را در زمان کمتر ، با استفاده از منابع کمتری انجام دهید . چنین امری، فشار بسیار زیادی را بر روی شما خواهد گذاشت تا بتوانید زمان خود را مؤثرتر مدیریت کنید و به وسیله آن بتوانید کار بیشتری انجام دهید و درنتیجه کمتر استرس داشته و کار بیشتری انجام دهید. اگر در مدیریت زمان خوب عمل نمیکنید، احتمالاً قادر نیستید که پروژه ها را به موقع برسانید و احتمالاً به قرارهای مهم خود نیز نمیرسید . در فضای کاری امروزی شما مجبورید تابه وظیفه تان بچسبید، اگر چنین نکنید در یک لحظه با کارمند دیگری جایگزین خواهید شد . برای اینکه بتوانید در مدیریت زمان خود بهتر عمل کنید ،۶ نکته را در این رابطه حضورتان عرض می کنم.
مدیریت زمان با انجام اولویت دادن به کارهای کوچک
بهوسیله سازماندهی یک لیست از کارهای آسانتر در ابتدای کار ، میتوانید تمامی فعالیتهای آسان وکوچک را از سر راه خود کنار ببرید وتوجه و تلاش خود را بیشتر معطوف پروژههای بزرگ کنید . همچنین بهوسیله انجام اینکار، دیگر نیازی نیست که درباره آن کارهای کوچک باشید که ممکن است درراه رسیدن به اهداف شما وسازمان مشکلی ایجاد کنند . بیایید فرض کنیم که در یکروز کاری ۲۰ وظیفه برای انجام دادن دارید . اگر بتوانید ۵ وظیفه را از این لیست حذف کنید، به نظر نمیرسد که کارهای سختی باشند و این امر که آن کارها در زمان کمی در لابهلای کارهای دیگرتان خیلی سریع قابل انجام اند انگیزه بخش است . این امر وقتی که وظایف بسیار زیادی دارید می تواند بسیار مفید باشد، بنابراین حذف وظایف آسانتر میتواند کلی از بار استرس شما بکاهد .
یک وظیفه بزرگ رابه وظایف کوچکتر بشکنید
گاهی اوقات پیداکردن نقطه شروع برای انجام یک پروژه وسیع بسیار سخت است . برای اینکه از پس این مشکل بر آیید ، کافیست پروژه بزرگ خود را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید و خواهید دید که استرس و فشار کمتری را تحمل خواهید کرد. همچنین میتوانید وظایف مشابه را با یکدیگر انجام دهید . برای مثال اگر مجبور هستید که با یک مشتری کار کنید و یا اینکه نوشتههایی را برای بلاک خود در یک زمینه ودسته بگذارید ، میتوانید آنهارا بهصورت دستهای انجام دهید و از شاخه شاخه شدن متوالی درانجام وظایف خود خودداری کنید .
لیست وظایف قابل انجام فردای خود را همین امروز بنویسید
قبل از این که از محل کار خود به خانه بروید، آخرین کاری که بایستی انجام دهید این است که لیستی ازکارها و چیزهایی که قرار است فردا انجام دهید و به آنها نیاز دارید را تهیه کنید . انجام اینکار باعث میشود وقتیکه فردا در محل کارخود حاضر شدید بتوانید بیوقفه کارخود راشروع کنید. دقت داشته باشید که این لیست حاوی کارهای زیادی نیست ، درواقع کارهایی است که امروز موفق به انجام آنها نشدهاید وآن ها را برای فردا اولویتبندی میکنید . بهوسیله انجام اینکار ، خود را برای موفقیت در روز بعد آماده کردهاید که باعث میشود استرس نداشته باشید و به راحتی کارخود را انجام دهید.
از یک تقویم برای مدیریت زمان استفاده کنید
بهعنوان مثال من از گوشی تلفن همراه هوشمندم برای برنامهریزیها و مدیریت زمان استفاده میکنم وهمه چیز رادرآن ذخیره میکنم . اگر قرار باشد که به شخصی در دوماه آینده زنگ بزنم بهوسیله هشدارهایی که تنظیم میشوند خودم را آماده میکنم . اگر یک سخنرانی داشته باشم وقرار است یک مشتری بالقوه را جذب کنم، حتماً آنرا در تقویمم مینویسم . اینکار باعث میشودکه زندگی آسانتر و لذتبخش تر شود و همینطور هیچچیز را فراموش نمیکنم و کفایت و تأثیر خودم را افزایش میدهم . یکی ازدیگر راه ها این است که برای هر رویدادی که در تقویم خود ذخیره کردهاید دو هشدار تنظیم کنید ، یکی یک روز قبل و دیگر یک ساعت قبل . بدین ترتیب هیچ قرار مهمی را از دست نخواهید داد .
حواسپرتیها را تا آنجاییکه میتوانید نادیده بگیرید
عوامل زیادی وجود دارند که میتوانند شما را از دنبال کردن کارهایتان دور کنند . ممکن است تماسهای تلفنی و یا پیام دریافت کنید، همکار شما ممکن است شما را اذیت کند و یا حتی فیسبوک و تلگرام تان باز باشد . شما نیاز دارید که اکثر حواسپرتیهای موجود را نادیده بگیرید وبر روی کاری که درحال انجامش هستید تمرکز کنید تا لیست کارهای خود را تکمیل کنید . یک راه ساده برای انجام اینکار این است که نیم ساعت درروز برروی تمامی این حواسپرتیها تمرکز کنید وهیچ کار دیگری نکنید و وقتی به آنها پرداختید کنارشان بگذارید و دیگر سراغشان نروید و یا به آنها توجه نکنید، دقت داشته باشید که هرچقدر بیشتر حواس خود را پرت کنید ، رسیدن به اهدافتان سخت تر میشود و استرس بیشتری وجود شما را خواهد گرفت .
اگر میتوانید ازانجام چند کار بهصورت همزمان خودداری کنید
خیلی از اشخاص در این دام می افتند. ما سعی میکنیم که تعداد زیادی پروژه را به صورت همزمان انجام دهیم و درنهایت هیچکدام راانجام نمیدهیم . تحقیقات نشان میدهد که انجام هم زمان کارها، خلاقیت را کاهش میدهد. اگر برروی هر فعالیت خود به طور جداگانه تمرکز کنید میتوانید آن کار را به شکل مؤثرتر و با مدیریت زمان بهتری انجام دهید. اگر شما یک کارفرما هستید و برای نظارت بر فعالیتهای کارمندان خود به دنبال ابزارهای نظارتی پیشرفته و به دنبال آن بررسیهای آماری وتحلیل سوددهی کسبوکار خود هستید می توانید از سامانه کارمند کنترل استفاده کنید . برای کسب اطلاعات بیشتر ودریافت این سامانه این لینک را چک کنید.