۵ نکته برای رسیدن به اهداف قبل از Deadline ها

رسیدن به deadline ها

خیلی از ما از زمانی که به مدرسه می‌رفتیم یا حتی پیش‌تر از آن با Deadline ها یا همان خطوط مرگ سروکار داشتیم(که معمولاً برای انجام تکالیف مدرسه بود). مهارت ضعیف در مدیریت زمان و پیش‌بینی اغلب به کارهای دقیقه ۹۰ ای و یک کار زیر استاندارد منجر می‌شود. در محل کار رعایت کردن deadline ها یکی از موارد حیاتی به‌حساب می‌آید چراکه اگر رعایت نشوند ممکن است از شغل خود اخراج شوید. کارمندی که نمی‌توان وقت‌شناس باشد و کارهایش را به‌موقع تمام کند بیش از یک چرخ‌دنده شکسته در یک ماشین ارزش ندارد و به‌سرعت جایگزین خواهد شد. چگونه می‌توان پیش‌بینی‌های حرفه‌ای داشت و مدیریت زمان را به‌خوبی آموخت تا همه‌چیز به‌موقع انجام شود؟

 

یک وظیفه را به چندوظیفه کوچک‌تر بشکنید

این درسی است که هیچ‌کدام از ما هرگز آن را نیاموخته‌ایم که یک وظیفه بزرگ همیشه می‌تواند بسیار ساده‌تر تمام شود آن‌هم درحالی‌که به قطعات کوچک‌تر در واحد زمان بیشتر تقسیم‌شده است. اگر به شما یک پروژه داده‌شده است که بایستی در دو هفته آینده به اتمام برسد، بهترین زمانی که می‌توانید آن را انجام دهید، هرروز است. اولین کاری که پس از دریافت یک پروژه بایستی انجام دهید این است که یک تقویم بردارید و راهی پیدا کنید تا آن را به چهار قسمت و یا بیشتر آن‌هم بافاصله بیشتر تقسیم کنید. پس فقط زمان deadline را مشخص نکنید. به خودتان mini-deadline هایی بدهید تا بتوانید به همه آن‌ها برسید.این‌که به یکی از deadline های کوچک خود نرسید بایستی آن را به‌عنوان شکست دررسیدن به deadline نهایی تلقی کنید.

به خودتان جایزه بدهید

برخی افراد برای شکستن یک پروژه بزرگ به قطعات کوچک‌تر با کمبود نظم و آرامش روبه‌رو هستند. این اشخاص هرگز نگران از دست دادن deadline های خود نیستند چراکه  آن‌ها را مجدداً تخمین زده و به نقطه دوم، سوم و تا انتهای پروژه به تأخیر می‌اندازند. این اشخاص معمولاً در پایان پروژه وحشت‌زده خواهند بود

یک‌راه ساده برای این‌که قدرت رسیدن به deadline های خرده‌ریزه‌ای که برای خود تعریف کرده‌اید را داشته باشید این است که به خودتان جایزه بدهید. اگر توانستید یک‌فاز پروژه را به اتمام برسانید، با یک‌شب بیرون رفتن، یک شام خوب یا یک هدیه برای خودتان، به خودتان جایزه بدهید. اگر نیاز بود این اعمال را زیر هر mini-deadline تعریف‌شده‌تان یادداشت کنید. این عمل باعث می‌شود تا به این‌که اگر کارکنید پاداش می‌گیرید عادت کنید.

اگر که واقعاً از نظم و انضباط شخصی برخوردار نمی‌باشید این کار را کنار بگذارید و حتماً نیاز به یک شریک خواهید داشت که می‌تواند به‌عنوان یک اسپانسر مخفی برایتان عمل کند، کسی که تمامی فعالیت‌های شما را روزبه‌روز می‌بیند تا اطمینان حاصل کند از مسیر خارج نمی‌شوید

روبه‌جلو برنامه‌ریزی کنید

رسیدن به deadline بسیار شبیه به یک بازی خوب شطرنج است. بازی کنان خوب روی ۵ تا ۱۰ حرکت بعدی‌شان برنامه‌ریزی می‌کنند. بازی کنان بد نیز تنها بر روی حرکت  فعلی‌شان تمرکز می‌کنند. اگر همیشه بر روی رویدادهایی که در پیش هستند برنامه‌ریزی کنید، بهتر می‌توانید تا هر بحرانی که پیش می‌آید را مدیریت کنید. این امر همچنین به شما اجازه می‌دهد تا قبل از زمان ارائه پروژه یکی دو روزی را صرف تروتمیز کردن پروژه خود بکنید. فقط بر روی امروز تمرکز نکنید – بر روی یک هفته آینده تمرکز داشته باشید.

سازمان‌دهی شده عمل کنید – تکنولوژی دوست شماست

این دلیل درجه یکی است که تمامی مردم به خاطر آن deadline ها را از دست می‌دهند. خیلی ساده می‌گوییم که آن‌ها سازمان‌دهی نشده‌اند. در عصری فعلی که عصر تلفن‌های هوشمند، تبلت ها و پردازش ابری نام دارد دیگر هیچ عذری برای این‌که خود را سازمان‌دهی نکنید وجود ندارد. به‌راحتی می‌توانید رویدادهایتان را بر روی Google Calendar وارد کنید تا بر روی تمامی دستگاه‌های موبایلتان به‌صورت یکپارچه همگام شود، بنابراین می توانید از تمامی deadline هایی که دارید باخبر باشید. تقویم‌های مبتنی برابر(Cloud-based Calendars) و اسنادی که در ابر نگهداری می‌شوند می‌توانند با استفاده از مشارکت‌کنندگان به اشتراک گذاشته و یا ویرایش شوند که بدین معنی است که به‌راحتی می‌توانید کارهای تیمی را انجام دهید.

فایل‌های اسناد به شکل منظمی بر روی کامپیوترتان و یا یک فضای ذخیره‌سازی ابری ذخیره‌شده‌اند. اغلب مردم کلی وقت را برای یافتن چیزهای کوچک و قسمت‌هایی از پروژه‌هایشان می‌کنند آن‌هم درحالی‌که پروژه‌هایشان را سازمان‌دهی نکرده‌اند، با استفاده از جستجو(Search) می‌توانید خیلی سریع موارد دلخواهتان را پیدا کنید. شخصی که نظم شخصی خوبی دارد قابلیت سازمان‌دهی خوبی هم دارد.

به Deadline های کوتاه‌مدت برسید

همیشه آماده‌باشید تا به خطوط مرگ کوتاه‌مدت برسید. عدم رعایت آن‌ها می‌تواند کارمندان و مدیران را ناراحت کند. اگر قادر هستید که زمان خود را به شکل مؤثری مدیریت کنید، شکست در یک deadline ممکن است یک نسیم هم نباشد.

 

برچسب ها :

جهت ثبت نظر عضو شوید !

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>