مدیریت زمان و ۶ نکته برای کارکنان

مدیریت زمان

کارفرمایان، می‌خواهند کارکنانی را استخدام کنند که توانایی اولویت‌بندی و مدیریت کارشان را داشته باشند. این چیزی است که از کارکنان امروزی خواسته می‌شود. بنابراین شما مجبور هستید تا کار بیشتری را در زمان کمتر، با استفاده از منابع کمتری انجام دهید. چنین امری، فشار بسیار زیادی را بر روی شما خواهد گذاشت تا بتوانید زمان خود را مؤثرتر مدیریت کنید و به‌وسیله آن بتوانید کار بیشتری انجام دهید و درنتیجه کمتر استرس داشته و کار بیشتری انجام دهید.

اگر در مدیریت زمان خوب عمل نمی‌کنید، احتمالاً قادر نیستید که پروژه‌ها را به‌موقع برسانید و احتمالاً به قرارهای مهم خود نیز نمی‌رسید. در فضای کاری امروزی شما مجبورید تا به وظیفه‌تان بچسبید، اگر چنین نکنید در یک‌لحظه با کارمند دیگری جایگزین خواهید شد. برای این‌که بتوانید در مدیریت زمان خود بهتر عمل کنید، ۶ نکته را در این رابطه حضورتان عرض می‌کنم:

با لیستی از کارها شروع کنید که خیلی سریع قابل انجام هستند

به‌وسیله سازمان‌دهی یک لیست از کارهای آسان‌تر در ابتدای کار، می‌توانید تمامی فعالیت‌های آسان و کوچک را از سر راه خود کنار ببرید و توجه و تلاش خود را بیشتر معطوف پروژه‌های بزرگ کنید. همچنین به‌وسیله انجام این کار، دیگر نیازی نیست که درباره آن‌کاره‌ای کوچک باشید که ممکن است درراه رسیدن به اهداف شما و سازمان مشکلی ایجاد کنند. بیایید فرض کنیم که در یک روز کاری ۲۰ وظیفه برای انجام دادن دارید. اگر بتوانید ۵ وظیفه را از این لیست حذف کنید، به نظر نمی‌رسد که کارهای سختی باشند و این امر که آن کارها در زمان کمی در لابه‌لای کارهای دیگرتان خیلی سریع قابل انجام‌اند انگیزه‌بخش است. این امر وقتی‌که وظایف بسیار زیادی دارید می‌تواند بسیار مفید باشد، بنابراین حذف وظایف آسان‌تر می‌تواند کلی از بار استرس شما بکاهد.

یک وظیفه بزرگ را به وظایف کوچک‌تر بشکنید

گاهی اوقات پیدا کردن نقطه شروع برای انجام یک پروژه وسیع بسیار سخت است. برای این‌که از پس این مشکل برآیید، کافی ست پروژه بزرگ خود را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و خواهید دید که استرس و فشار کمتری را تحمل خواهید کرد. همچنین می‌توانید وظایف مشابه را با یکدیگر انجام دهید. برای مثال اگر مجبور هستید که با یک مشتری کارکنید و یا این‌که نوشته‌هایی را برای بلاک خود در یک زمینه و دسته بگذارید، می‌توانید آن‌ها را به‌صورت دسته‌ای انجام دهید و از شاخه‌شاخه شدن متوالی در انجام وظایف خود خودداری کنید.

لیست وظایف قابل انجام فردای خود را همین امروز بنویسید

قبل از این‌که از محل کار خود به خانه بروید، آخرین کاری که بایستی انجام دهید این است که لیستی از کارها و چیزهایی که قرار است فردا انجام دهید و به آن‌ها نیاز دارید را تهیه کنید. انجام این کار باعث می‌شود وقتی‌که فردا در محل کار خود حاضر شدید بتوانید بی‌وقفه کار خود را شروع کنید. دقت داشته باشید که این لیست حاوی کارهای زیادی نیست، درواقع کارهایی است که امروز موفق به انجام آن‌ها نشده‌اید و آن‌ها را برای فردا اولویت‌بندی می‌کنید. به‌وسیله انجام این کار، خود را برای موفقیت در روز بعد آماده کرده‌اید که باعث می‌شود استرس نداشته باشید و به‌راحتی کار خود را انجام دهید.

از یک تقویم برای دنبال کردن همه‌چیز استفاده کنید

به‌عنوان‌مثال من از گوشی تلفن همراه هوشمندم برای برنامه‌ریزی‌هایم استفاده می‌کنم و همه‌چیز را در آن ذخیره می‌کنم. اگر قرار باشد که به شخصی در دو ماه آینده زنگ بزنم به‌وسیله هشدارهایی که تنظیم می‌شوند خودم را آماده می‌کنم. اگر یک سخنرانی داشته باشم و قرار است یک مشتری بالقوه را جذب کنم، حتماً آن را در تقویمم می‌نویسم. این کار باعث می‌شود که زندگی آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر شود و همین‌طور هیچ‌چیز را فراموش نمی‌کنم و کفایت و تأثیر خودم را افزایش می‌دهم. یکی از دیگر راه‌ها این است که برای هر رویدادی که در تقویم خود ذخیره کرده‌اید دو هشدار تنظیم کنید، یکی یک روز قبل و دیگری یک ساعت قبل. بدین ترتیب هیچ قرار مهمی را از دست نخواهید داد.

حواس‌پرتی‌ها را تا آنجایی که می‌توانید نادیده بگیرید

کلی چیز وجود دارند که می‌توانند شما را از دنبال کردن کارهایتان دور کنند. ممکن است تماس‌های تلفنی و یا پیام دریافت کنید، همکار شما ممکن است شما را اذیت کند و یا حتی فیس‌بوک و تلگرامتان باز باشد. شما نیاز دارید که اکثر حواس‌پرتی‌های موجود را نادیده بگیرید و بر روی کاری که در حال انجامش هستید تمرکز کنید تا لیست کارهای خود را تکمیل کنید. یک‌راه ساده برای انجام این کار این است که نیم ساعت در روز بر روی تمامی این حواس‌پرتی‌ها تمرکز کنید و هیچ کار دیگری نکنید و وقتی به آن‌ها پرداختید کنارشان بگذارید و دیگر سراغشان نروید و یا به آن‌ها توجه نکنید، دقت داشته باشید که هرچقدر بیشتر حواس خود را پرت کنید، رسیدن به اهدافتان سخت‌تر می‌شود و استرس بیشتری وجود شما را خواهد گرفت.

اگر می‌توانید از انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان خودداری کنید

خیلی از اشخاص در این دام می‌افتند. ما سعی می‌کنیم که تعداد زیادی پروژه را به‌صورت هم‌زمان انجام دهیم و درنهایت هیچ‌کدام را انجام نمی‌دهیم. تحقیقات نشان می‌دهد که انجام هم‌زمان کارها، خلاقیت را کاهش می‌دهد. اگر بر روی هر فعالیت خود به صور جداگانه تمرکز کنید می‌توانید آن کار را به شکل مؤثرتری انجام دهید.

 

اگر شما یک کارفرما هستید و برای نظارت بر فعالیت‌های کارمندان خود به دنبال ابزارهای نظارتی پیشرفته و به دنبال آن بررسی‌های آماری و تحلیل سوددهی کسب‌وکار خود هستید می‌توانید از سامانه کارمند کنترل استفاده کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت این سامانه +این لینک را چک کنید.

برچسب ها :

جهت ثبت نظر عضو شوید !

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>